Checklist pour organiser un webinaire (+ un workflow efficace)

Le webinaire est un puissant outil marketing, de plus en plus utilisé depuis que les conférences et événements se tiennent de façon virtuelle.

Grâce aux webinaires, il n’y a plus de barrières géographiques entre vous, vos prospects et vos clients.
Chez Parkour3, on a commencé à surfer sur la vague des webinaires depuis 2020. Partager des conseils et astuces avec nos équipes et des intervenants (dont nos clients) on adore ça 😉
En plus d’éduquer votre public sur des sujets liés à votre entreprise, les webinaires peuvent également offrir des avantages majeurs en matière de génération de leads.
Certaines personnes pensent encore qu’organiser un webinaire est trop compliqué, notamment lorsqu’il s’agit de mettre en place un workflow efficace. Avec Zoom, GoToWebinar ou d’autres logiciels, un webinaire est plutôt facile à mettre en place. Il y a quand même une checklist à respecter si vous voulez que celui-ci soit le plus efficace possible.
Comment mettre en place une stratégie cohérente pour organiser un webinaire afin d’attirer un maximum d’intéressés ?  
Chez Parkour3, l’équipe marketing et ventes travaillent main dans la main pour l’organisation. Ça peut sembler logique pour certains, mais il est crucial que les ventes soient au courant de la date du webinaire. Cela les aidera à préparer des suivis plus approfondis avec les prospects et à maintenir les efforts de marketing en phase avec les objectifs de vente de votre entreprise.
Pour organiser votre premier ou prochain webinaire, je vous partage la checklist que nous utilisons lorsque nous organisons un webinaire chez Parkour3.

Télécharger la checklist pour organiser votre prochain webinaire :

Avant le webinaire:

• Choisir la date, l’horaire, le sujet, les panélistes

Pour avoir le temps de promouvoir votre webinaire et d’augmenter l’audience, prévoyez 3 à 5 semaines avant la date de l’événement.

• Sélectionner un objectif

Cherchez-vous à générer des leads ? Présenter vos produits ou services ?

• Rédiger le titre et la description du webinaire

Aller à l’essentiel : sujet, panélistes, heure de début et de fin du webinaire.

• Faire une présentation

Votre présentation doit renforcer et mettre en valeur les points que vous avez l’intention d’aborder. Étayez vos arguments avec autant de données et de preuves que possible, et rendez-les divertissants.

• Rédiger les questions

Si vous échangez avec des panélistes, ou si vous prévoyez de faire un Q&A en direct, ayez déjà des questions en stock. Vous pouvez demander à votre équipe de participer.

• Rédiger le courriel d’invitation

Mentionner la date et l’horaire. Qu’est-ce que votre audience va retirer de ce webinaire ? Présentez les avantages en points d’énumération.

• Contacter les panélistes pour valider les questions, demander les photos, rôles et logos d’entreprise
• Élaborer le visuel

Mentionner bien la date, l’heure de début et de fin du webinaire sur votre visuel.

• Monter la landing page et le formulaire pour l’inscription au webinaire

Chez Parkour3, nous utilisons HubSpot pour développer les landing page et le workflow.
Assurez-vous d’avoir un titre accrocheur. Les champs de votre formulaire sont importants et doivent vous être utile (poste, site web, etc)

• Configurer le webinaire dans Zoom (ou autre logiciel)
• Créer le sondage du webinaire
• Rédiger une publication sur les médias sociaux
• Créer un évènement sur LinkedIn et/ou Facebook
• Optionnel – Faire de la publicité (sur Facebook ou LinkedIn)
• Envoyer un courriel d’invitation

Tester les jours/horaires qui fonctionnent le mieux pour vous

• Demander à l’équipe interne d’en faire la promotion

Sur les médias sociaux ou dans les signatures de courriels.

• Rédiger et envoyer un article de blogue pour l’annonce du webinaire via des médias externes (blogues et magazines)

Quelques jours avant le webinaire

• Envoyer un rappel d’invitation au webinaire

L’envoi de plusieurs invitations par courriel est bénéfique pour augmenter le nombre d’inscriptions !

• Partager à nouveau la publication sur les médias sociaux
• Faire un test avec les panélistes

Tester le son et la vidéo !

Le jour du webinaire

• Faire un Q&A en direct ou un sondage pour interagir avec l’audience
• Ouvrir les discussions sur Twitter et/ou sur l’événement LinkedIn

Après le webinaire

• Envoyer le sondage du webinaire

L’envoi d’un sondage rapide aux participants juste après le webinaire est un excellent moyen de voir si votre contenu a plu ou non, de recueillir des informations supplémentaires sur les participants.

• Importer l’enregistrement du webinaire sur Youtube
• Créer le formulaire pour visionner le webinaire en différé
• Envoyer un courriel de remerciement et de rediffusion aux participants (+la présentation du webinaire)

Dans les 24h ou 48h, tant que c’est encore frais dans la tête des participants. De nombreuses plateformes peuvent automatiser cette partie de votre workflow.

• Envoyer un courriel de rediffusion du webinaire aux absents
• Partager sur les réseaux sociaux le lien pour visionner le webinaire en différé

Un webinaire à la demande

Maintenant que vous avez une pièce de contenu sous format vidéo et même audio à votre disposition. Servez-vous-en.
La diffusion du contenu d’un webinaire à la demande présente de nombreux avantages. Les webinaires à la demande sont de plus en plus utilisés comme moyen de prolonger la durée de vie du contenu, d’encourager l’engagement après la fin de votre événement en direct et de générer un plus grand nombre de prospects de qualité.
Vous pouvez même décliner le webinaire en d’autres pièces de contenu comme un article de blogue ou découper votre webinaire en courtes capsules vidéos. C’est d’ailleurs ce que nous avons fait pour notre webinaire » Comment rester créatif face aux nouveaux défis marketing en B2B ? ».

Il est toujours préférable de permettre à vos prospects de passer facilement à l’étape suivante du fameux parcours d’achat. Même si vos prospects ne sont pas prêts à devenir des clients, donnez-leur la possibilité de continuer à vous découvrir en leur proposant du contenu et des moyens supplémentaires de s’engager.

Télécharger la checklist pour organiser votre prochain webinaire