Peut-être avez-vous déjà un CRM en place dans votre entreprise, ou sinon, peut-être comptez-vous en faire l’acquisition dans un futur proche. Pour notre part, chez Parkour3, nous utilisons la suite Pro d’HubSpot qui comprend un CRM, un portail pour les ventes, pour le marketing, ainsi que pour le service. Aujourd’hui, j’ai eu envie de vous parler plus spécifiquement de mon expérience personnelle avec le CRM et l’outil de vente, que j’utilise tous les jours, dans le cadre de mes fonctions. Dans les lignes qui suivent, je vais vous parler des principales fonctionnalités qui me rendent la vie plus facile, en plus de me faire sauver un temps précieux jour après jour.
Bien que nous privilégions une approche personnalisée centrée sur l’utilisateur, il arrive que nous devions envoyer des courriels similaires, à des contacts différents. Pensez, par exemple, à un courriel de facturation, ou encore, à une invitation pour un événement destiné à vos clients ou prospects. À l’aide de cette fonctionnalité, vous pouvez sauvegarder des modèles de courrier électronique qui comprennent à la fois le texte répétitif, et des sections à personnaliser. Vous pouvez même ajouter des champs intelligents qui se chargent de refléter le prénom du client ou sa compagnie, par exemple. Un autre avantage est que vous pouvez utiliser ces modèles directement dans votre Gmail ou Outlook, en téléchargeant l’application HubSpot. Une fois prêt à envoyer votre courriel, vous n’aurez qu’à sélectionner le bon modèle, personnaliser les champs ouverts, puis cliquer sur « envoyer ». Économie de temps garantie, parole d’une ancienne adepte du copié/collé!
Je ne vous apprendrai rien en vous parlant des avis de lecture de courriel, que vous connaissez sans doute depuis le début des années 2000. Là où HubSpot va plus loin, c’est avec son extension qui peut s’ajouter directement à votre boîte Gmail ou Outlook. Avec celle-ci, vous pouvez décider de savoir non seulement quand un courriel est ouvert, mais avec la version HubSpot Sales Pro ou Enterprise, vous pourrez également savoir quand un lien sera cliqué. Vous serez par la suite notifié à même votre boîte de courriel. De plus, en étant enregistré, le courriel sera aussi ajouté à la ligne du temps du contact dans le CRM, permettant un meilleur suivi non seulement pour vous, mais aussi pour vos collègues.
Plusieurs études ont démontré au fil du temps que le taux d’ouverture d’un premier courriel de sollicitation est assez bas, et monte exponentiellement avec les relances. Si vous n’avez pas le temps d’envoyer 3, ou encore 5 courriels manuellement à plusieurs dizaines de contacts, vous allez adorer les séquences. Pour les utiliser, il suffit de créer plusieurs modèles (tel que mentionné dans le premier point de ce texte), puis de les amalgamer pour former une suite de courriels, qui s’enverra automatiquement au tempo que vous aurez préalablement déterminé. Cet outil est parfait pour, par exemple, partager du contenu à valeur ajoutée à vos prospects, ou encore, pour relancer des leads dormants depuis un peu trop longtemps dans votre entonnoir de vente. Un autre avantage des séquences est qu’elles cessent aussitôt que votre destinataire répond à l’un ou l’autre des courriels.
Cette fonctionnalité géniale vous aidera à dire au revoir à vos vieilles pièces jointes pêle-mêles envoyées via l’icône de trombone de votre logiciel de courriel. Avec les documents d’HubSpot, toutes les parties prenantes, comme le département marketing, par exemple, peut ajouter et classer des ressources utiles pour vos clients et prospects. Une fois les pièces de contenu téléchargées, vous pouvez les envoyer facilement, mais surtout, savoir si, et quand, vos contacts interagissent avec celles-ci. En plus d’être notifié sur le champ, vous pourrez aussi consulter la performance d’ouverture des documents dans des rapports détaillés. En suivant ainsi le taux d’ouverture de chacun des contenus, vous pourrez déterminer les plus performants, et prendre de meilleures décisions pour le futur, en équipe.
Vous utilisez peut-être déjà une extension pour partager votre lien vers votre agenda, comme Calendly, pour la nommer. Le lien de calendrier d’HubSpot, est similaire, mais avec l’avantage d’être directement intégré dans le CRM. Ainsi, une fois que vous avez paramétré vos disponibilités, vous pouvez envoyer le lien de calendrier à vos contacts pour solliciter une rencontre. Ceux-ci peuvent ensuite, d’un seul coup, choisir et confirmer une plage horaire durant laquelle vous êtes disponible, suite à quoi la réunion s’ajoute à votre calendrier, puis dans le fil d’actualité de votre contact dans le CRM. Si vous n’êtes pas encore convaincu de l’utilité d’une telle fonctionnalité, je vous dirais de l’essayer au moins une fois. Le fait d’éviter les 5 allers-retours de courriel pour trouver une date et une heure convenant à tout le monde vous convaincra, je vous en donne ma parole!
Vous êtes tannés d’écrire des courriels ou avez une tendinite à force de décrocher le téléphone à répétition? Qu’à cela ne tienne! Avec l’intégration entre HubSpot et Vidyard, il est possible d’envoyer une vidéo à un contact en aussi peu de temps qu’il n’en faut pour enregistrer la vidéo et cliquer pour l’envoyer. Bien que ça puisse être gênant de se lancer la première fois, il a été prouvé que les courriels contenant des liens vidéos obtienne un meilleur taux d’ouverture. En plus d’avoir plus de chances d’être entendus, vous pourrez briser la monotonie, et personnaliser votre approche au maximum, que ce soit lors d’une relance, d’un suivi, ou même pour faire connaissance avec un nouveau prospect.
Pour avoir utilisé plusieurs CRM différents dans ma carrière, je peux vous affirmer qu’ils n’ont pas tous été créés égaux. HubSpot excelle une fois de plus là où plusieurs ont échoué, en ayant créé un environnement où les vendeurs ont presque hâte de mettre leurs opportunités à jour (ok, j’exagère un peu, mais c’est quand même très, très intuitif). L’une de mes fonctionnalités préférées est la vue par cartes, qui permet de déplacer les opportunités facilement à mesure qu’elles progressent. Il est aussi possible de créer et sauvegarder des filtres pour accéder aux vues dont vous avez constamment besoin, sans avoir à recommencer manuellement le tri à chaque fois. Vraiment, cette fonctionnalité vous évitera peut-être même quelques réprimandes de la part de votre directeur des ventes.
Voilà, vous connaissez maintenant les 7 fonctionnalités qui rendent mon quotidien plus agréable, tout en me faisant économiser un temps précieux. Bien que certaines d’entre elles ne soient disponibles que dans la version payante (Sales Pro et au-delà), vous pourriez tout de même tester le CRM d’HubSpot, qui est gratuit, en cliquant juste ici.
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