Le 22 et le 23 septembre 2020 marquaient une date importante pour la communauté de l’inbound marketing. En effet, la première édition virtuelle de l’événement INBOUND d’HubSpot battait son plein. J’ai eu l’occasion d’assister à plusieurs conférences intéressantes, dont une que je m’apprête à vous résumer. Elle portait sur les meilleures pratiques lors de présentations virtuelles. Les conférenciers Richard Goring et Hannah Harper ont donné plusieurs bons conseils que vous pourrez facilement appliquer lors de votre prochaine présentation à distance. Leur agence, Bright Carbon, est spécialisée en réalisation, conseil et formations dans le domaine des présentations de type PowerPoint.
Tout d’abord, les conférenciers ont souligné qu’il était plus que jamais nécessaire de bâtir des présentations vivantes et interactives. Lors d’une présentation en personne, l’audience peut compter sur le langage corporel du présentateur. Le présentateur, lui, peut aussi se nourrir de l’énergie de son auditoire pour ajuster le ton de sa voix, faire une blague pour changer le rythme, ou encore prendre une pause pour répondre à des questions. Ceci dit, la réalité des derniers mois nous a plongée dans une tout autre dynamique. Quiconque a eu à animer une présentation à distance peut témoigner de la grande différence entre une présentation virtuelle et une présentation donnée en personne. En effet, présenter à des personnes en mode muet, sans bruit ambiant ni rétroaction, ou sans pouvoir savoir si son audience est dans la lune ou encore pire, sur Facebook, durant la présentation constitue tout un défi.
Comme première suggestion, Richard conseille d’éliminer les distractions potentielles autant que possible.
Son premier truc : faire un test de vitesse de connexion internet. Bien que ceci puisse sembler anodin, il est d’avis que c’est une pratique incontournable pour s’assurer d’être dans les meilleures dispositions techniques, sans être pris de cours par une connexion qui devient saccadée au beau milieu de la présentation. Ce truc vaut d’autant plus si vous avez l’habitude d’aller travailler à votre chalet de manière intermittente depuis que le télétravail est devenu monnaie courante.
Le choix de la pièce est, lui aussi, très important. Plusieurs sont confrontés à devoir dorénavant travailler au milieu de la cuisine ou du salon. Il conseille toutefois, lorsque possible, de choisir une pièce ni trop grande ni trop petite, et où le son voyage bien. S’il nous est impossible de faire la présentation dans un bureau dédié, il suggère de faire un test préalablement, pour s’assurer qu’on ne voit pas les verres qui traînent dans la cuisine, ou encore, qu’on ne soit pas à contre-jour devant une fenêtre. Dans le cas contraire, il propose d’ajouter un fond virtuel, disponible dans la plupart des logiciels de téléconférence.
Pour le son, il est fortement recommandé de se procurer un micro dédié, ou encore, un bon casque d’écoute qui annule les bruits ambiants. Ils sont d’avis que l’investissement en vaut grandement la chandelle, surtout lorsque les présentations sont fréquentes dans le cadre de notre travail. Dans ce cas-ci, le retour sur investissement n’est pas tant monétaire que par rapport au gain d’attention de ceux qui nous écoutent. Toujours dans la thématique du son, Richard suggère aux présentateurs d’utiliser les logiciels de téléconférence pour couper les micros de tous, dans le cadre d’un grand groupe, ou au contraire, d’inciter les gens à le laisser ouvert, dans le cadre d’un plus petit groupe, pour faciliter les interactions.
En lien direct avec le point précédent, il nous est suggéré de toujours gérer les attentes en début de téléconférence, webinaire, ou présentation. Les micros devraient-ils rester ouverts ou fermés? En cas de question, devons-nous lever la main, utiliser le chat, ou encore prendre la parole pour signaler au présentateur qu’on souhaite intervenir? Tout autant d’instructions et de règles de bon fonctionnement qui méritent d’être énoncées clairement, pour gérer les attentes de part et d’autres. Un autre excellent point qui a été emmené fut celui de s’assurer d’expliquer comment, par exemple, activer ou désactiver le mode muet, la caméra ou le chat. Chacun a sa propre compréhension des différents logiciels, et il serait indélicat de présumer que tous les gens présents savent comment fonctionne le logiciel qu’utilise le présentateur. En dernier lieu, il avise de rendre le plus clair possible, et ce, en amont de la présentation, que la conférence sera à caméra ouverte. Rien de plus gênant pour un interlocuteur de se faire voir en pyjama avec les cheveux gras, pris au dépourvu, alors qu’il pensait que la conférence serait à caméra fermée.
On entend parler de storytelling depuis des années. Cependant, plus que jamais, il est primordial de tenir son auditoire en haleine et de capturer son attention. Pour se faire, Richard conseille de contrôler autant que possible l’information fournie à l’audience. En effet, une diapositive remplie d’information, pourrait porter l’audience à lire plutôt qu’à écouter le présentateur. Ainsi, il propose des effets tels « Morph » dans PowerPoint, qui permettent, en quelque clics, de donner vie à une diapo autrefois ennuyante, presque comme s’il s’agissait d’une vidéo.
Un autre bon conseil, qui semble évident, est de pratique avant sa performance. Plus que jamais, il faut avoir l’air vivant et le moins monotone possible, les gens ne pouvant pas se fier à la gesticulation ou encore le sourire du présentateur. Les notes sont notre meilleur allié, mais seulement si elles n’ont pas été apprises par cœur.
Afin de briser la monotonie et s’assurer de garder l’audience bien attentive, l’agence Bright Carbon suggère de structurer sa présentation en blocs d’un maximum de 5-8 minutes, en cassant le rythme et les sujets, puis en engageant le plus possible avec les gens présents. Ceci peut être fait par l’intermédiaire du chat ou de sondages à même l’outil de vidéoconférence, en autant que les attentes soient gérées au fur et à mesure, et les détails techniques expliqués. Aussi, il conseille d’utiliser la fonctionnalité « Zoom » de PowerPoint pour briser la monotonie d’une présentation linéaire. Encore une fois, le but est de briser le côté linéaire de la présentation.
Voilà, vous connaissez maintenant les trucs de pro pour faire les présentations les plus interactives et fluides qu’il soit.